Como Iniciar o Uso do OrigamiFlow: Guia Completo em 8 Passos

Mudar a gestão de um escritório de arquitetura pode parecer um desafio, mas com o OrigamiFlow, a transição é simples, rápida e altamente recompensadora. Este guia completo foi desenvolvido para arquitetos que desejam centralizar o gerenciamento de seus escritórios, otimizar fluxos de trabalho e escalar sua operação utilizando tecnologia para arquitetura.

Abaixo, detalhamos os 8 passos essenciais para iniciar o uso do OrigamiFlow. Ao final da configuração — que leva em média 30 minutos —, você terá o controle total sobre seus projetos, contatos, equipe e finanças. Vamos começar?

1. Como preencher os dados do seu escritório?

O primeiro passo para utilizar o OrigamiFlow é configurar a identidade do seu escritório. Esta etapa garante que os relatórios e documentos emitidos tenham a sua identidade visual e informações oficiais.

O que fazer e onde clicar:

Vá até a aba Configurações no menu principal. Preencha informações como o nome do escritório, faça o upload da sua logotipo, adicione o CNPJ e defina as preferências gerais de horário e notificações.

Por que é importante?

Esses dados alimentam os metadados do sistema, incluindo os cabeçalhos das propostas e faturas. A configuração correta da identidade visual reforça o profissionalismo e a marca do seu escritório de arquitetura diante dos clientes.

2. Como cadastrar a sua equipe?

O gerenciamento eficiente de projetos começa pela alocação correta de tarefas. Para que a gestão de projetos ocorra de forma fluida, todos os envolvidos devem ter acesso às ferramentas necessárias.

O que fazer e onde clicar:

Acesse Configurações > Usuários. Clique em "Adicionar Usuário" e insira os e-mails da sua equipe. Durante este processo, você deve definir os perfis de acesso, limitando ou permitindo o uso de certas funcionalidades (ex: acesso a dados financeiros).

Por que é importante?

Cadastrar a equipe adequadamente permite uma comunicação fluida e garante a segurança dos dados. Permissões bem ajustadas protegem informações sensíveis, como o fluxo de caixa, enquanto empoderam os colaboradores no acompanhamento de tarefas.

3. Como cadastrar clientes e fornecedores?

Um bom fluxo de trabalho para arquitetos depende fortemente do controle e do rápido acesso aos contatos. O CRM integrado do OrigamiFlow foi projetado para facilitar o relacionamento com clientes e fornecedores.

O que fazer e onde clicar:

Dirija-se ao módulo Contatos. Clique no botão para adicionar um novo contato e classifique-o como cliente ou fornecedor. Preencha todos os dados relevantes (nome, telefone, e-mail e endereço).

Dica prática:

Você pode adicionar anotações específicas sobre o perfil de cada cliente. A organização dos contatos é o alicerce para propostas comerciais assertivas e acompanhamento ágil de aprovações de projetos e orçamentos.

4. Como editar templates de cronograma de projetos?

A automação para arquitetura começa na padronização dos processos repetitivos. Configurar templates de projetos economiza horas e reduz falhas de planejamento.

O que fazer e onde clicar:

Navegue até Projetos > Setup. Nesta seção, você pode editar os templates de cronograma, incluindo etapas (ex: Estudo Preliminar, Anteprojeto, Projeto Executivo) e definindo as tarefas padrão para cada fase do ciclo de vida arquitetônico.

Por que é importante?

A padronização das etapas garante que todos no escritório sigam a mesma metodologia de trabalho. Com templates bem estruturados, nenhum detalhe importante, seja em uma gestão de obras ou no desenvolvimento de interiores, passará despercebido.

5. Como criar seu primeiro projeto?

Com as etapas anteriores concluídas, você está pronto para iniciar a gestão de projetos de forma ativa.

O que fazer e onde clicar:

Acesse o módulo Projetos e selecione "Novo Projeto". Preencha as informações principais vinculando o projeto a um cliente (já cadastrado no Passo 3), selecione os responsáveis na equipe e estipule as datas e os prazos iniciais. O sistema gerará um cronograma que pode ser visualizado e ajustado interativamente.

Dica prática:

Ao vincular o template de cronograma criado no passo anterior, as tarefas são automaticamente atribuídas à equipe, ativando alertas de prazo.

6. Como configurar categorias financeiras?

Um software para arquitetura completo precisa ir além da prancheta e gerenciar os números. O OrigamiFlow possui um módulo financeiro potente.

O que fazer e onde clicar:

Vá em Financeiro > Setup. Defina suas categorias de receitas (ex: projetos residenciais, consultorias) e despesas (ex: folha de pagamento, impostos, licenças de software), além de estabelecer os centros de custo da empresa.

Por que é importante?

Uma árvore de categorias bem definida permite que os relatórios de saúde financeira do escritório sejam claros e precisos. Entender de onde o dinheiro vem e para onde ele vai é o que separa um negócio sustentável de um com problemas de caixa.

7. Como criar contas de banco no sistema?

Para ter um espelho fiel do seu saldo, é preciso configurar as contas onde as movimentações financeiras do escritório ocorrem.

O que fazer e onde clicar:

No módulo Financeiro > Contas, cadastre as contas correntes do seu escritório, incluindo contas bancárias, caixa físico ou até mesmo contas de investimento. Informe os saldos iniciais para alinhar a plataforma com o extrato real.

Dica prática:

Manter essas contas atualizadas facilita processos de conciliação bancária no futuro.

8. Como criar lançamentos financeiros?

O último passo é começar a gerenciar o dia a dia de receitas e despesas.

O que fazer e onde clicar:

Acesse Financeiro > Lançamentos. Clique para adicionar um novo lançamento. Você pode cadastrar uma receita recebida de um cliente ou uma despesa recorrente do escritório, associando o lançamento à respectiva conta bancária e categoria configurada.

Por que é importante?

Com os lançamentos em dia, os gráficos do dashboard financeiro ganham vida, oferecendo uma visão analítica do fluxo de caixa e de previsões de faturamento.

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